le pot commun en ligne

A l’occasion d’un évènement vous désirez faire une soirée? Que ce soit une réception, un cocktail ou une soirée dansante ou étudiante, comment organiser ce type d’évènement ?

Voici quelques conseils qui vous faciliteront son organisation …

Organiser une soirée pour une occasion telle que le nouvel an, un anniversaire, un pot de départ, ou encore une crémaillère, nécessite beaucoup de temps et de préparation!

Vous devez tout d’abord faire état de votre budget : il dépendra du lieu (s’il est fournit ou non), de la décoration, de la musique (allez-vous engager un Disc Jockey?), et enfin la réception : apéritif et alcool (l’essentiel de votre budget après la location).

Prendre en main le budget d’une soirée n’est pas donné à tout le monde : en tant qu’organisateur, vous avez la possibilité de déterminer un tarif d’entrée, ou de participation à l’organisation de la fête. Tout dépend de l’ampleur de votre soirée, il peut aller de 5-10€ à 50€ pour les plus grandes soirées (pour le nouvel an par exemple).

Afin de récolter les participations de chacun dès le départ, vous avez la possibilité de créer une commonbox où vous inviterez les personnes conviées à votre soirée.

Commonbox permet de faciliter l’organisation de vos soirées :
Créez une commonbox pour l’évènement soirée, envoyez les invitations à la commonbox aux invités par mail ou par facebook.
Une fenêtre de discussion est créée et vous pouvez :

• Faire part de l’évènement à ceux que vous voulez inviter,
• Proposer le tarif,
• Recueillir les idées de chacun en matière d’organisation,
• et finalement, récolter les fonds

Vous pourrez donc, depuis la commonbox, observer le nombre d’entrées à prévoir pour votre soirée.
Vous pouvez ensuite utiliser cet argent afin de financer votre soirée.

Après avoir défini votre budget, vous commencez la préparation.

Vous devez tout d’abord choisir le lieu où se déroulera votre fête : si vous disposez d’une grande maison et que cela ne dérange pas vos colocataires, parfait! Mais ce n’est pas le cas de tous … Vous avez également la possibilité de louer une salle de réception.
Choisissez de préférence un vendredi ou un samedi soir, pour être sûr qu’un maximum de gens seront présents à votre fête ! S’il s’agit d’un jour férié ou d’une occasion spéciale, organiser la le jour même.

Comment organiser la location d’une salle ?

Pour trouver une salle de réception, une salle d’anniversaire ou encore une salle des fêtes, vous devez commencer vos recherches plusieurs mois à l’avance : sinon, le risque est de trouver une salle soit trop chère, soit mal située si vous vous y prenez au dernier moment …

Vous pouvez commencer vos recherches sur internet et faire une sélection des différentes salles.
Comment choisir votre salle ? Vous pouvez vous renseigner sur différents points :

• Le lieu : où la salle de réception est-elle située ?
  Vous pouvez prendre l’adresse sur le site internet et regarder où elle se située sur une carte, ou directement sur google maps.
  Il est important que celle-ci ne soit pas excentrée (difficulté pour les invités d’y parvenir) et facile à trouver. Si elle se trouve dans un coin reclus, vous ferez attention à bien indiquer la destination sur l’invitation.
• La location & le tarif : il faut voir si la salle uniquement est fournie ou s’il y a également le matériel de réception (tables, chaises, vaisselle …).
• La salle est louée vide : est-il possible d’apporter du matériel, à quel moment de la journée, et combien de temps en avance ?
• La disponibilité de la salle : quelles sont les horaires ? que se passe-t’il en cas de dépassement ?
• Les conditions : doit-on passer par un traiteur en même temps que la salle ?
• Le ménage : qui prend en charge le ménage en fin de soirée ?

Après avoir répondu à ces questions et négocié avec le loueur, vous avez retenu un certain nombre de salles. Si vous avez le temps, vous pouvez vous rendre directement sur place pour éclairer votre choix.

Vous avez enfin choisi et réservé votre salle.

L’envoi des invitations

Il est important que votre message donne envie aux personnes de se rendre à votre fête : vous devez séduire vos invités ! Faites leur parvenir un texte drôle, court ou encore poétique. Organiser une soirée à thème peut également séduire vos invités, mais attention à ne pas proposer un thème trop compliqué : beaucoup se désisteront par paresse de trouver la bonne tenue.

• Vos invités ont moins de 30/40 ans : vous pouvez créer un évènement sur Facebook, envoyer un email, ou encore un texto, en précisant bien le lieu, la date et l’heure et en motivant les troupes ! Vous pouvez également faire parvenir votre message plusieurs fois en tant que rappel.

• Vos invités ont 40 ans et plus : des mondains ou encore des membres de votre famille qui peuvent être des personnes d’âge mûr : il est donc, dans ce cas, déconseillé de faire parvenir des invitations par mail ou par texto… au risque de ne jamais les voir lire !
  Si vous avez un petit budget, vous pouvez envoyer des invitations par courrier que vous aurez faites vous-même, où vous y inscrirez un mot personnalisé, par exemple “le 18 juillet, nous sommes heureux d’accueillir la famille DURAND pour fêter nos noces de Perles …”.
  Autrement, vous pouvez facilement trouver en librairie ou sur internet des jolies cartes où vous n’aurez plus qu’à remplir les champs  : expéditeur et destinataire, date, adresse et lieu.

Aménager votre salle

• Vous avez loué une salle vide

Vous devez vous occuper de l’aménagement de la salle : des tables et des chaises en nombre suffisant, installer des appareils sonores pour diffuser de la musique et la décoration

• Vous avez loué une salle déjà aménagée

La partie aménagement est déjà faite. Il faut vous occuper de la décoration.

Conseil : N’oubliez pas de préparer un dressing afin que les invités puissent disposer leurs affaires sans craindre de les perdre.

Décorer votre salle
(maison, appartement, ou salle des fêtes)

La décoration : tout dépend de l’atmosphère que vous voulez donner à la fête.

N’hésitez pas à jouer sur les couleurs, ce qui peut être votre thème de soirée.
Vous trouverez toutes les idées déco selon votre type de soirée, comme par exemple une réception cocktail ou une soirée étudiante.