Se cotiser pour organiser une fête

Créez une commonbox pour que tout le monde participe à votre fête,

vous aurez une page dédiée à votre fête et pourrez récolter des participations financières.

Votre évènement :

Exemple : fête au village
organiser une fête

Comment organiser une fête ?

voir aussi : Fête, ,

A l’occasion d’un évènement vous désirez organiser une fête ? Que ce soit une réception, un cocktail ou une soirée dansante ou étudiante, comment organiser ce type d’évènement ?

Voici quelques conseils qui vous faciliteront son organisation …

Organiser une fête pour une occasion telle que le nouvel an, un anniversaire, un pot de départ, ou encore une crémaillère, nécessite beaucoup de temps et de préparation!

Vous devez tout d’abord faire état de votre budget : il dépendra du lieu (s’il est fournit ou non), de la décoration, de la musique (allez-vous engager un Disc Jockey?), et enfin de la réception : apéritifs et alcool (l’essentiel de votre budget après la location d’une salle).

Prendre en main le budget d’une fête n’est pas donné à tout le monde : en tant qu’organisateur, vous pouvez demander à vos invités de participer financièrement à l’organisation de votre fête. Il peut aller de 5-10€ à 50€ pour les plus grandes fêtes (pour le nouvel an par exemple).

Afin de récolter les participations de chacun dès le départ, vous avez la possibilité de créer une Commonbox où vous inviterez les personnes conviées à votre fête.
Commonbox permet de faciliter l’organisation de vos fêtes :
Créez une commonbox pour l’évènement fête, envoyez les invitations à la commonbox aux invités par mail ou par facebook.
Une fenêtre de discussion est créée et vous pouvez :

  • Faire part de l’évènement à ceux que vous voulez inviter,
  • Proposer le tarif,
  • Recueillir les idées de chacun en matière d’organisation,
  • et finalement, récolter les fonds

Vous pourrez donc, depuis la commonbox, observer le nombre d’entrées à prévoir pour votre fête.
Vous pouvez ensuite utiliser cet argent afin de financer votre fête.

Après avoir défini votre budget, vous commencez la préparation.


Le lieu

Où se déroulera votre fête ? Si vous disposez d’une grande maison et que cela ne dérange pas vos colocataires, parfait! Mais ce n’est pas le cas de tous … Vous avez également la possibilité de louer une salle de réception.
Choisissez de préférence un vendredi ou un samedi soir, pour être sûr qu’un maximum de gens seront présents à votre fête ! S’il s’agit d’un jour férié ou d’une occasion spéciale, organiser la le jour même.

Organiser la fête chez vous

Pensez tout d’abord à prévenir les voisins une semaine avant puis le jour même de la fête.
Il vous faut ensuite préparer à l’avance …

– l’aménagement : prévoyez un nombre suffisant de chaises et de tables.
Prévoyez plusieurs buffets disposés à plusieurs endroits.
Aménagez l’espace et enlevez les objets fragiles.
– la décoration : Abstenez vous des décorations “nouvel an” : cotillons, chapeau …
Procurez vous des luminaires, des spots ou encore une boule à facettes. L’éclairage ne doit pas être trop aveuglant.
Vous pouvez accrocher des ballons argentés ou blancs à différents endroits de chaque pièce.
Si vous voulez mettre en place un buffet, couvrez une table longue d’une joli nappe en papier ou en tissu. Armez vous de (beaucoup) de couverts en plastique ou en carton, de préférence colorés.
Aménagez un
espace de danse si vous le désirez.
le buffet : préparez biscuits, chips et bonbons, et quelques plats salés et sucrés afin que cela plaise à tout le monde ! Prévoyez les quantités nécessaires, ne plus rien avoir au buffet en milieu de soirée est assez frustrant…
Voici quelques idées …
En salé :
– des canapés (au saumon, au tarama, au pâté ou encore aux œufs de lompe..),
– des olives, des pizzas coupées en petits rectangles,
– des quiches,
– des cakes,
– des petits-fours…
En sucré :
– des crêpes sucrées coupées en morceaux (au sucre, au chocolat, à la confiture…),
– une grande salade de fruit,
– des brochettes de fruit,
– des minis pâtisseries …
Si vous disposez d’un jardin, vous pouvez également faire un barbecue.
Prévoyez assez d’alcool, dont des bouteilles de champagnes (à déboucher au bon moment), ainsi que des softs.
Offrez également du nature à vos invités.
– la musique : préparez à l’avance les playlists en n’hésitant pas à mélanger les genres.

Comment organiser la location d’une salle ?

Pour trouver une salle de réception, une salle d’anniversaire ou encore une salle des fêtes, vous devez commencer vos recherches plusieurs mois à l’avance : sinon, le risque est de trouver une salle soit trop chère, soit mal située si vous vous y prenez au dernier moment …

Vous pouvez commencer vos recherches sur internet et faire une sélection des différentes salles.
Comment choisir votre salle ? Vous pouvez vous renseigner sur différents points :
- Le
lieu : où la salle de réception est-elle située ?
Vous pouvez prendre l’adresse sur le site internet et regarder où elle se située sur une carte, ou directement sur google maps.
Il est important que celle-ci ne soit pas excentrée (difficulté pour les invités d’y parvenir) et facile à trouver. Si elle se trouve dans un coin reclus, vous ferez attention à bien indiquer la destination sur l’invitation.
-La
location & le tarif : il faut voir si la salle uniquement est fournie ou s’il y a également le matériel de réception (tables, chaises, vaisselle …)
- La salle est louée
vide : est-il possible d’apporter du matériel, à quel moment de la journée, et combien de temps en avance ?
- La
disponibilité de la salle : quelles sont les horaires ? que se passe-t’il en cas de dépassement ?
- Les
conditions : doit-on passer par un traiteur en même temps que la salle ?
- Le
ménage : qui prend en charge le ménage en fin de soirée ?

Après avoir répondu à ces questions et négocié avec le loueur, vous avez retenu un certain nombre de salles. Si vous avez le temps, vous pouvez vous rendre directement sur place pour éclairer votre choix.

Vous avez enfin choisi et réservé votre salle.

Aménager votre salle

  • Vous avez loué une salle vide
    Vous devez vous occuper de l’aménagement de la salle : des tables et des chaises en nombre suffisant, installer des appareils sonores pour diffuser de la musique et la décoration.
  • Vous avez loué une salle déjà aménagée
    La partie aménagement est déjà faite. Il faut vous occuper de la décoration.

Décorer votre salle
(maison, appartement, ou salle des fêtes)

La décoration : tout dépend de l’atmosphère que vous voulez donner à la fête.

N’hésitez pas à jouer sur les couleurs, qui peut être votre thème.
Vous trouverez toutes les idées déco selon votre type de soirée.

Conseil : N’oubliez pas de préparer un dressing afin que les invités puissent disposer leurs affaires sans craindre de les perdre.

L’envoi des invitations

Il est important que votre message donne envie aux personnes de se rendre à votre fête : vous devez séduire vos invités ! Faites leur parvenir un texte drôle, court ou encore poétique. Organiser une fête avec thème peut également séduire vos invités, mais attention à ne pas proposer un thème trop compliqué : beaucoup se désisteront par paresse de trouver la bonne tenue.
- Vos invités ont moins de 30/40 ans : vous pouvez créer un évènement sur Facebook, envoyer un email, ou encore un texto, en précisant bien le lieu, la date et l’heure et en motivant les troupes ! Vous pouvez également faire parvenir votre message plusieurs fois en tant que rappel.
-
Vos invités ont 40 ans et plus : Si vous avez un petit budget, vous pouvez envoyer des invitations par courrier que vous aurez faites vous-même, où vous y inscrirez un mot personnalisé, par exemple “le 18 juillet, nous sommes heureux d’accueillir la famille DURAND pour fêter nos noces de Perles …”.
Autrement, vous pouvez facilement trouver en librairie ou sur internet des jolies
cartes où vous n’aurez plus qu’à remplir les champs  : expéditeur et destinataire, date, adresse et lieu.

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