Vous êtes membre d’une association étudiante et souhaitez organiser une soirée pour votre école, ou vous voulez tout simplement organiser une grande fête ?

Comment organiser votre soirée ?

Organiser une soirée étudiante nécessite beaucoup de temps et de préparation!

Vous devez tout d’abord faire état de votre budget : il dépendra du lieu (s’il est fournit ou non), de la décoration, de la musique (engager un Disc Jockey?), et enfin de la réception : apéritif et alcool (l’essentiel de votre budget après la location).
Prendre en main le budget d’une soirée n’est pas donné à tout le monde : en tant qu’organisateur, vous avez la possibilité d’imposer un tarif d’entrée, ou de participation à l’organisation de la fête. Tout dépend de l’ampleur de votre soirée, il peut aller de 5-10€ à 50€ pour les plus grandes soirées (pour le nouvel an par exemple).

Afin de récolter les participations de chacun dès le départ, vous avez la possibilité de créer une Commonbox où vous inviterez les personnes conviées à votre soirée étudiante.
Commonbox permet de faciliter l’organisation de vos soirées :
Créez une commonbox pour l’évènement soirée, envoyez les invitations à la commonbox aux invités par mail ou par Facebook.
Une fenêtre de discussion est créée et vous pouvez :

• Faire part de l’évènement à ceux que vous voulez inviter,
• Proposer le tarif,
• Recueillir les idées de chacun en matière d’organisation,
• et finalement, récolter les fonds

Vous pourrez donc, depuis la commonbox, observer le nombre d’entrées à prévoir pour votre soirée.
Vous pouvez ensuite utiliser cet argent afin de financer votre soirée.

La musique

Il faut tout d’abord que vous trouviez une personne qui s’occupera de la musique. Vous pouvez soit trouver par votre réseau un connaisseur en musique et en animation de soirées, ou sinon vous adresser directement à un professionnel.

Il faut compter 400 à 700€ pour la prestation d’un DJ lors d’une soirée. Ce tarif peut comprendre plusieurs options:

• le déplacement du DJ
• l’animation de la soirée
• l’installation du matériel (montage et démontage)
• la sonorisation et les éclairages
• un forfait sans limite de durée ou un tarif applicable par heure pour chaque heure supplémentaire.

Pensez à demander une copie de l’assurance responsabilité civile professionnelle de votre DJ.

Ces points peuvent être négociables et le prix dépendra si le DJ est plus ou moins reconnu.
N’hésitez pas à demander au préalable des CD et des maquettes afin de pouvoir faire votre choix.

Préparer votre soirée étudiante

Après avoir choisi votre DJ, vous pouvez commencer la préparation de la salle.
Mettez en place un bar-comptoir où seront servies les boissons. Vous pouvez mettre près du bar quelques lumières douces pour éclairer les barmaids. La salle sera animée d’un stroboscope, de spots et de néons de couleur.
Mettez également à disposition de nombreuses chaises ainsi que des espaces pour se reposer avec poufs et tables basses.
Disposez de nombreuses enceintes à différents endroit de la pièce. La place de la piste de danse est fonction du nombre d’invités. Attention à ce qu’elle ne soit pas trop grande, la salle pourrait alors paraître “vide”.

La salle ainsi prête, vous pouvez acheter les nécessaires pour la soirée !

L’alcool

Le dilemme de chaque organisateur est de prévoir les quantités d’alcool pour la soirée : il n’y a rien de plus frustrant que de se retrouver en milieu de soirée sans une goutte d’alcool par manque de prévoyance de l’organisateur, mais dans le cas contraire, celui-ci se retrouve avec des dizaines de bouteilles non servies !
Comment prévoir la bonne quantité de boissons ?
Voici quelques calculs qui pourront vous aider, en sachant que certaines personnes pourront boire beaucoup plus que cette moyenne, comme d’autres, qui ne boiront pas du tout.

• le champagne et le vin : servis en bouteille de 75 cl, vous pouvez comptez 6 à 7 coupes en moyenne par bouteille
• la bière : comptez deux bières par personnes
• les cocktails : vous pouvez prévoir deux bouteilles de soft pour une bouteille d’alcool.
  Une bouteille de 1,5L peut contenir 14 verres.
  Comptez une moyenne de 5 verres par personne
• les softs et de l’eau : n’ayez pas peur de faire le plein, vous pourrez les utiliser plus tard…

Votre soirée est fin prête.

Le jour J : la sécurité

Invitez du monde au sein d’une même pièce peut être source de problèmes.
Essayez de trouver dans votre entourage des volontaires ou engagez du personnel de sécurité pour les plus grandes soirées.
Vous devez également veiller à ce que chaque groupe puisse rentrer et qu’une personne soit chargée de les raccompagner, faisant office de “Sam”. Vous pouvez mettre à disposition des ethylotests afin que les invités puissent mesurer leur taux d’alcoolémie avant de partir.