le pot commun en ligne

Vous êtes chargé d’organiser l’anniversaire de votre ami ?

Tout préparer pour le jour J n’est pas une mince affaire …

De la présence des invités à la préparation, voici des conseils, des astuces et des infos pour que votre fête soit réussie !

Avant de préparer l’anniversaire, posez vous les questions suivantes:

• A quel moment de la journée doit-il se dérouler?
• Préférez vous un petit ou grand comité ? voulez-vous organiser une soirée d’anniversaire ?
• Qui aller-vous inviter ?
• A quel lieu se déroulera la fête ? Chez vous, chez des amis, dans un bar, un restaurant, une salle, lors d’une sortie ou d’un évènement…
• Pour quel budget ?

Afin de vous aider à choisir, voici quelques informations préalables …

Étape 1 : trouver l’endroit et l’aménager

Vous avez le choix d’organiser l’anniversaire chez vous, chez un ami ou à l’extérieur…
Faites le pour et le contre des deux cas, en envisageant l’organisation que cela implique et en vérifiant que l’endroit n’est pas trop petit : les invités seront tous les uns sur les autres; ni trop grand : une salle immense n’est pas conviviale !

Organiser un anniversaire dans un restaurant

Pour organiser ce type de soirée, mieux vaut s’y prendre à l’avance, facilement 3 semaines avant.

Le restaurant doit nécessairement plaire à votre ami et aux invités, renseignez vous donc au préalable sur leurs goûts et sur le type de saveurs qu’ils aiment …

Si vous choisissez un tout nouveau restaurant, testez le, afin d’éviter les mauvaises surprises ! Vous pouvez réserver par téléphone en choisissant votre restaurant sur internet et en vous renseignant sur les forums, ou vous pouvez directement vous y rendre. Certains restaurateurs peuvent vous demander une caution pour les réservations importantes.

Organiser une fête en petit comité est plus simple, il vous suffit de réserver une table dans le restaurant choisi.
Lorsque le nombre d’invités est important, il est préférable de réserver un restaurant qui dispose d’une salle, sinon il y aura des groupes en tables séparées et les invités ne pourront pas  communiquer.
Attention au choix de la salle : une salle trop petite risque d’être étouffante, tandis qu’une grande salle n’est pas conviviale!
Vous pouvez également discuter avec le restaurateur du prix : avec beaucoup de clients, celui-ci peut mettre au rabais le menu ou autrement offrir des boissons … Vous pouvez également demander au restaurateur qu’il prépare le gâteau d’anniversaire et l’emmène au moment propice. Tout est dans la négociation ! Elle est souvent beaucoup plus facile dans les petits restaurants qu’au sein des chaînes.
Organisez un plan de table : votre ami au centre entouré de ses amis proches. Mélangez les personnalités : les bavards avec les plus timides, favorisez les rencontres entre personnes qui ne se connaissent pas … mieux vaut que les invités engagent des dialogues, cela détendra l’atmosphère. Si tout le monde choisit sa place, il risque d’y avoir des groupes avec des espaces très animées et d’autres endroits plus tièdes.

Organiser un anniversaire en intérieur

Si l’on vous prête un logement, assurez les propriétaires de vous charger de tout : c’est toujours ça de pris.
Pensez à prévenir les voisins une semaine avant, puis le jour même de l’anniversaire. Prévenez les du bruit que risque de causer la fête afin de leur éviter toute surprise.
Dans tous les cas, que l’anniversaire se déroule autrement chez votre ami ou chez vous, il vous faut préparer en avance …

– l’aménagement : Prévoyez un nombre suffisant de tables et de chaises.
Prévoyez plusieurs buffets disposés à plusieurs endroits.
Aménagez l’espace et enlevez les objets fragiles.
- la décoration : Abstenez vous des décorations “nouvel an” : cotillons, chapeau …
Procurez vous des luminaires ou des spots. L’éclairage ne doit pas être trop aveuglant.
Vous pouvez accrocher quelques ballons argentés ou blancs à différents endroits de chaque pièce.
Couvrez le buffet d’une joli nappe en papier ou en tissu. Armez vous de (beaucoup) de couverts en plastique ou en carton, de préférence colorés.
Si vous désirez plutôt faire un repas, faites un effort sur la présentation.
- le buffet : Entre biscuits, chips et bonbons, préparez des plats salés et sucrés afin que cela plaise à tout le monde ! Prévoyez les quantités nécessaires, ne plus rien avoir au buffet en milieu de soirée est assez frustrant …
Voici quelques idées …

En salé :
- des canapés (au saumon, au tarama, au pâté ou encore aux œufs de lompe..),
- des olives, des pizzas coupées en petits rectangles,
- des quiches,
- des cakes,
- des petits-fours …
En sucré :
- des crêpes sucrées coupées en morceaux (au sucre, au chocolat, à la confiture…),
- une grande salade de fruit,
- des brochettes de fruit,
- des minis pâtisseries …
Si vous disposez d’un jardin, vous pouvez également faire un barbecue.
Prévoyez de l’alcool, dont des bouteilles de champagnes (à déboucher au bon moment), ainsi que des softs.
Offrez également du nature à vos invités.
- la musique : préparez à l’avance les playlists en mettant des musiques que votre ami apprécie ainsi que des “tubes” pour animer la soirée. N’hésitez pas à mélanger les genres.

Organiser l’anniversaire dans une salle louée

Pour trouver une une salle pour fêter votre anniversaire, vous devez commencer vos recherches plusieurs mois à l’avance. Sinon, le risque est de trouver une salle soit trop chère, soit mal située si vous vous y prenez au dernier moment.

Vous pouvez commencer vos recherches sur internet et faire une sélection des différentes salles.
Comment choisir votre salle ?

Pour trouver une salle d’anniversaire, vous devez commencer vos recherches plusieurs mois à l’avance: sinon, le risque est de trouver une salle soit trop chère, soit mal située si vous vous y prenez au dernier moment …

Vous pouvez commencer vos recherches sur internet et faire une sélection des différentes salles.
Comment choisir votre salle ? Vous pouvez vous renseigner sur différents points :

• Le lieu : où la salle de réception est-elle située ?
  Vous pouvez prendre l’adresse sur le site internet et regarder où elle se située sur une carte, ou directement sur google maps.
  Il est important que celle-ci ne soit pas excentrée (difficulté pour les invités d’y parvenir) et facile à trouver. Si elle se trouve dans un coin reclus, vous ferez attention à bien indiquer la destination sur l’invitation.
• La location & le tarif : il faut voir si la salle uniquement est fournie ou s’il y a également le matériel de réception (tables, chaises, vaisselle …).
• La salle est louée vide : est-il possible d’apporter du matériel, à quel moment de la journée, et combien de temps en avance ?
• La disponibilité de la salle : quelles sont les horaires ? que se passe-t’il en cas de dépassement ?
• Les conditions : doit-on passer par un traiteur en même temps que la salle ?
• Le ménage : qui prend en charge le ménage en fin de soirée ?

Après avoir répondu à ces questions et négocié avec le loueur, vous avez retenu un certain nombre de salles. Si vous avez le temps, vous pouvez vous rendre directement sur place pour éclairer votre choix.

Organiser un anniversaire à thème

Une soirée à thème permet d’animer votre soirée en mettant dès le départ un petit brin d’ambiance !
Voici quelques idées de soirée à thèmes pour les adultes ainsi que pour les enfants…

Étape 2 : le jour !

L’idéal est fêter l’anniversaire le jour même, mais cela ne peut toujours tomber sur un vendredi ou un samedi donc réservez ces soirées auprès de vos amis; ou l’après-midi, pour les anniversaires d’enfants.
Si vous souhaitez organiser un anniversaire surprise, il est préférable de le fêter avant. En le fêtant après, votre ami risque d’être déçu : personne ne se souciera de son anniversaire (tout le monde attendra de lui faire la surprise), ou ne lui offrira de présents … Il risque même de se douter de quelque chose !

Étape 3 : l’envoi des invitations

Loin aujourd’hui des cartons d’invitations envoyés par courrier, dorénavant utilisez les textos, le mail ou encore créez un évènement sur Facebook. Une trace écrite c’est mieux!
Pour simplifier l’organisation de l’anniversaire, la création d’une commonbox peut faire office d’invitations.
Commonbox permet de faciliter l’organisation, les mises en commun d’argent, que vous vouliez acheter un cadeau physiquement ou sur internet.
Créez une commonbox de type anniversaire, envoyez les invitations à la commonbox aux invités par mail ou par Facebook.
Une fenêtre de discussion est créée et vous pouvez :

• Faire part de l’évènement aux invités,
• Proposer votre idée et en discuter,
• Réfléchir à une idée de cadeau,
• Voir le budget de chacun,
• et finalement, récolter les fonds pour l’organisation de l’anniversaire et du cadeau.

Après avoir récolté les dons de chacun, vous pouvez utiliser cette argent en faisant les achats sur internet ou physiquement.
Prenez de l’avance : environ trois semaines à un mois avant l’évènement pour éviter les décisions de dernière minute.